Dein Posteingang lebt mit deinen Aufträgen.
IMAP, Google Workspace oder Microsoft 365 verknüpfen — Cleandesk365 wird dein Postfach. Mails empfangen und senden, Projekten zuordnen, Aufgaben aus Mails erstellen. Angebote und Rechnungen versendest du direkt mit deiner eigenen Adresse, nicht über eine no-reply.
Was du ab heute nicht mehr von Hand machst.
Dein Account, dein Absender
IMAP-Verknüpfung mit Google Workspace, Microsoft 365 oder beliebigem IMAP-Server. Empfangen und senden geschieht direkt über dein Postfach — nicht über uns. Kunde sieht deine Domain, nicht 'cleandesk-noreply'.
- ✓IMAP / SMTP für jeden Provider
- ✓Google Workspace nativ (OAuth)
- ✓Microsoft 365 nativ (OAuth)
- ✓Mehrere Konten parallel
Mails am Auftrag
Eingehende Mail wird automatisch dem passenden Auftrag, Projekt oder Kunden zugeordnet. Manuell zuordnen oder umheften jederzeit möglich. Alle Mails zum Auftrag liegen in einer Akte.
- ✓Auto-Zuordnung über Betreff/Absender
- ✓Drag & Drop in andere Aufträge
- ✓Komplette Mail-Historie pro Auftrag
- ✓Anhänge landen in der Auftragsakte
Aus Mail wird Aufgabe
Markier eine Mail, klick auf 'Aufgabe erstellen' — fertig. Mail-Inhalt wird in die Aufgabe übernommen, Fälligkeit gesetzt, Verantwortliche zugewiesen. Mail bleibt verlinkt.
- ✓Quote als Aufgaben-Beschreibung
- ✓Mail bleibt verlinkt im Aufgaben-Detail
- ✓Verantwortliche und Fällig-Datum direkt
- ✓Folge-Mail erinnert auf Aufgabe
Angebote & Rechnungen direkt versenden
Aus dem Auftrag heraus Angebot per Klick versenden — über deine eigene E-Mail-Adresse. Empfänger antwortet direkt an dich, nicht an Cleandesk. Versand-Log inklusive Lese-Status.
- ✓Versand mit deiner Domain als Absender
- ✓Antworten landen wieder am Auftrag
- ✓Lese-Bestätigung & Anhangs-Download-Tracking
- ✓Vorlagen für wiederkehrende Mails
Volltextsuche durchs Postfach
Suchst eine Aussage vom Kunden vor 6 Monaten? Volltextsuche über alle Mails, Anhänge (PDFs auch durchsucht) und Aufträge. In einer Suchmaske.
- ✓PDF-Anhänge mit OCR durchsuchbar
- ✓Filter nach Auftrag, Kunde, Datum
- ✓Saved Searches für wiederkehrende Filter
DSGVO & Sicherheit
Deine Mails liegen verschlüsselt im EU-Rechenzentrum (AWS Frankfurt). Bei Vertragsende komplette Auslieferung als MBOX-Export. Nichts geht an Dritte, keine KI-Analyse ohne Zustimmung.
- ✓AES-256 verschlüsselt at rest
- ✓AWS Frankfurt only
- ✓MBOX-Export bei Kündigung
- ✓Optional: KI nur mit Zusatz-AVV
Mails sind keine separate Welt mehr.
Klassische Handwerker-Software ignoriert Mails komplett — du jonglierst zwischen Outlook und der Software. Cleandesk365 macht den Posteingang zum Teil deines Auftrags.
Konten verknüpfen
Beim Setup IMAP-Daten oder OAuth-Login bei Google/365 — fertig. Mehrere Konten möglich (z. B. info@ und buchhaltung@).
Auto-Zuordnung
Mails werden anhand von Betreff (z. B. Auftragsnr.) und Absender (Kunde im System?) automatisch verheftet. Manuell überschreibbar.
Mail-Akte am Auftrag
Im Auftrag siehst du alle Mails dazu — Eingang und Ausgang gemischt, chronologisch. Anhänge bleiben durchsuchbar.
Aufgabe aus Mail
Mail-Inhalt markieren, Aufgabe erstellen — Beschreibung wird übernommen, Fälligkeit setzbar, Mail bleibt im Aufgaben-Detail verlinkt.
Versand mit eigener Domain
Angebot oder Rechnung versendest du aus dem Auftrag — Empfänger sieht deine Adresse als Absender, antwortet direkt an dich. Cleandesk ist unsichtbar.
Versand-Log + Tracking
Wann wurde gelesen? Anhang heruntergeladen? Pixel-Tracking optional aktivierbar — DSGVO-Hinweis im Mail-Footer wird automatisch gesetzt.
In vier Schritten produktiv.
Postfach verknüpfen
Google / 365 per OAuth (1 Klick) oder IMAP-Daten eintragen. Cleandesk holt deine Mails der letzten 30 Tage zur Vorbefüllung.
Auto-Zuordnung lernen lassen
Erste Tage zeigt Cleandesk dir Vorschläge zur Zuordnung — du bestätigst oder korrigierst. Nach einer Woche läuft das meiste automatisch.
Mails arbeiten
Lesen, antworten, Aufgaben erstellen, Anhänge zur Auftragsakte. Alles in einer Maske.
Angebote & Rechnungen
Aus dem Auftrag heraus versenden — mit deiner Domain. Empfänger antwortet direkt zurück, Antwort landet wieder am Auftrag.
Was Betriebe vorher fragen.
Wenn dir das gefällt — schau dir das an.
Lass uns 30 Minuten reden.
Im kostenlosen Erstgespräch hören wir uns deinen Betrieb an und zeigen dir, was Cleandesk365 für dich tun kann. Im Anschluss bekommst du 14 Tage zum Ausprobieren — unverbindlich.